優先度でメールの振り分けをする
メールは差し出し人や会社、プロジェクト、ジャンルなどでフォルダを作って振り分けている方が多いと思います。この方法は分類するという点では役立ちますが、たくさんのメールを効率よく処理できるかというと、そうではありません。
過去のメールを探す時、分類したフォルダから探すよりも、検索機能を使った方が早く見つかるという研究結果も出ています。
慣れた方法が一番管理がしやすいと思いますが、メール管理をより効率化するために、管理の方法を変えてみてはどうでしょう。
今回紹介するのは、優先度でメールの振り分けをするという方法です。
早めに返信が必要なメール、急ぎでないメール、返信が不要なメールなど、優先度で振り分けをしていきます。
メールの振り分け方
1.要返信のメール
当日中に返信が必要であったり、重要なメールは要返信に振り分けます。
一日のうちにメールをチェックする時間と返信する時間を決めておくと、より効率化できます。
2.返信を急がないメール
返信の必要があるけれど、返信は当日中でなくとも構わないメールも多いと思います。
返信を忘れそうになる時は、返信予定のフォルダに入れておき、時間に余裕がある時や、余裕がある曜日に返信するなど自分でルールを決めておくと良いでしょう。
3.返信が必須でないメール
返信してもしなくても構わないメールもあります。
返信した方が良いけれど、しなくても構わない、時間があれば返信するフォルダも作っておくと良いかと思います。
4.返信が不要なメール
お知らせやニュースレターなど、返信不要なメールは全部このフォルダに放り込んでおき、時間に余裕があれば見る、なければまとめて削除しましょう。
5.保管するメール
後で見返す必要があったり、重要な情報が含まれるメールを保管するためのフォルダも作っておきます。
分類しすぎると管理がしにくくなるので、大雑把に分けるぐらいがちょうどいいです。
検索機能を使えば目的のメールを探せますので、検索機能もどんどん活用しましょう。
6.数日中に使うメール
当日ではなく、数日中に使う必要があるメールを一時保管しておくフォルダを作っておきます。
注文した商品の発送状況を確認するメールなども入れておくと良いかと思います。
7.迷惑メール、スパム
最後は迷惑メール、スパム用のフォルダです。
溜まってきたらまとめて削除。
