1.まず用件を書く
最初に用件を書いておくと、読み手が何についてのメールなのかを把握した上で読み進められるので、理解してもらいやすくなります。特に少々長めのメールの場合は最初に用件を伝えておかないと、読み手に読みづらさを感じさせてしまいます。
理由や用件の内容はその後に記載する方が読みやすいです。
良い例:明日の打ち合わせの時間変更のご相談につきまして〜
悪い例:明日、急遽予定が入ってしまい、帰社するのが◯時になる予定で〜
2.箇条書きを使用する
用件や伝えたいことが複数ある場合、最初に箇条書きにすると読みやすくなります。箇条書きにして用件ごとに番号を割り振ったりしておくと、ひとつひとつの用件を把握してもらいやすいです。
3.区切り線を使用する
複数の用件を伝える場合、用件と用件の間に区切り線を使うのもアリです。区切り線はハイフンを連打すればいいだけなので、簡単かつ効果的に区切りをつけられます。
4.改行を適宜使用する
改行がなく、一文が長いとメリハリがなく読みづらさを感じます。センテンスごとにまとめ、適宜改行を入れた方が読みやすいメールになります。
5.前置きは短く
不要な前置きは必要ありませんので、前置きは最小限にしましょう。相手も忙しい中メールを見てくれているということも考えてメールを作成しましょう。
挨拶メールなら「拝啓 時下ますますご清栄のことと〜」といった形式張った挨拶を使うこともありますが、普段のメールなら「お世話になります」だけの方が相手も読みやすいので、簡単な挨拶だけでも大丈夫です。
6.略語はなるべく使わない
自分は知っている略語でも、相手が知らない可能性もあります。例えばADは「Advertisement」=「広告」の略ですが、ADと略す言葉は他にもありますので、略語を使うと逆に伝わりにくくなる可能性も考えましょう。
7.カタカナ語は控える
アジェンダ、オンスケ(オンスケジュール)、センシティブ、トンマナ、ブラッシュアップ、リスケ(リスケジュール)、リテラシーなどなど、カタカナ語を使うと自分がカッコよく感じますが、略語と同じで相手が知っているとは限りません。カタカナ語の多用はメールの内容を分かりづらくする可能性があります。